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MENTORIA FOL (GOVERNANÇA E GESTÃO)

O que é 5w2h, 5w3h & 6w2h – Quais são os benefícios para o negócio?

sem-tituloOlá pessoal tudo bem!

Nesse artigos vamos entender o que são todas essas sopas de letras e seus valores para o negócio.

Situação super comum: Um Gestor tem uma atividade muito clara que pretende estabelecer. Todos os jogadores desse time está formado, traçou motivações, reuniu todos os recursos necessários, fez a RACI e GUT para definição de papéis, responsabilidades e as prioridades. Mas o plano do mundo feliz na teoria estava muito boa, mas na prática os desafios sempre maiores e cheios de desafios, de impasses e em alguns casos dúvidas. Se você já passou ou está passando por algo deste tipo, não deixe de ler este texto até o final. Porque aqui vamos falar sobre uma ferramenta que, quando bem aplicada, pode auxiliar a eliminar estas dúvidas e impasses, melhorando significativamente a gestão de seus projetos: o 5W2H.

Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes.

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

O que é 5w2h?

Comecemos pelo começo: o 5W2H  é um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza, eficiência e eficácia por todos os envolvidos em um projeto. Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

5 W:

What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?)

2H:

How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?)

Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Mas é tão útil assim para a minha empresa?

O 5W2H ajuda e muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos – afinal, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade.

Porque tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.

Como aplico o 5W2H em meu dia a dia?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

  • Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
  • Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
  • É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a ferramenta.

Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo gerente de marketing. O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para quê? Gerenciar a área de marketing; Onde? Na matriz. E por aí vai.

Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas.

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

Outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:

  • no planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;
  • na manutenção de máquinas de uma indústria;
  • na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
  • no aumento da carteira de seus clientes;
  • Dentre vários outros casos;

Mas a minha empresa é muito pequena. Será que ainda assim devo usar?

Pode ser usada concerteza. Mesmo que seja o único para os projetos e atividades, essa metodologia é responsiva, você terá muito mais clareza a respeito de como proceder, de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir um objetivo.

E o 6w2h?

O nome dessa ferramenta se dá porque ela é formada por palavras inglesas, que são:

What, Why, Where, Who, When, With, How much e How.

Explicando:

What – o que fazer? Nesse item, será descrito o que a deve fazer, detalhadamente! 

Why – Porque fazer? Descreva a relevância de fazer isso. Se você não consegue achar nada para responder esse item, provavelmente este item pode ser eliminado.

Where – Onde será feito? Neste item, deve ser especificamente o local onde ocorrerá a ação.

Who – Quem será o responsável pela ação?

WhenQuando será feito? Deve ser estipulado o prazo máximo.

With – Com que recursos? Notem que foi usado a palavra recursos, que é bem abrangente, podendo se tratar de pessoas ou até mesmo dinheiro.

How much – Quanto vai custar essa ação?

How – Como irá ser realizado? Aqui será feito um detalhamento, tudo que não foi comentado até agora, será posto neste último item.

Abaixo exemplos que podem ajudar muito no desenvolvimento:

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6

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Abraços FOL!

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Sobre Fábio FOL

Profissional com mais de 17 anos de experiência em empresas Multinacionais, de Petróleo,Governo Federal,Ministério de Minas e Energia e Centros Autorizados Microsoft.Experiência em ambientes 24/7 e de missão crítica,Site de Contingência, Relacionamento com parceiros.Atuação,Implantação e gerenciamento em projetos de Infraestrutura física e lógica, Wireless Corporativa e outros.Certificados da Microsoft, Itil e Pmbook (Projetos),todos relacionados com infraestrutura, Gerenciamento, Soluções voltadas para estações de trabalho, Clientes Corporativos e Servidores High End.Forte em liderança de pessoas, Itil Melhores Práticas em TI, Gerenciamento e Gestão de projetos, Mapeamento de processos.Conhecimentos avançados no pacote Office da Microsoft e produtos voltados para colaboradores corporativos como: SharePoint e Mensagem Instantânea. Criação de Projetos Básicos e SOX (Alinhamento de Processos). Conhecimento Avançados em Sistemas operacionais Server Windows e File Server Linux, Hardware de Computadores, Desenhos Técnicos, Cobit, tendo como foco Administração de Redes e Gestão. Enfim, ser sempre visionário e estar preparado para todos os recursos que a empresa possuir, sempre procurando agregar conhecimentos na busca incessante pela boa formação profissional, ainda, caso se faça necessário ajudar à integração e valoração da equipe, para que os benefícios venham como conseqüência, contudo, sinto-me preparado para o cargo em que no momento vislumbro junto à empresa a fim de contribuir com a sua trajetória, sendo parte integrante da mesma.

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3 comentários sobre “O que é 5w2h, 5w3h & 6w2h – Quais são os benefícios para o negócio?

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    Publicado por Smithd690 | 28 28+00:00 março 28+00:00 2018, 17:12

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